總務(wù)處擔(dān)負(fù)的職責(zé)眾多，包括水、電、氣（醫(yī)用）、冷、暖等保障，醫(yī)廢回收轉(zhuǎn)運(yùn)，廢水廢氣處理，生活設(shè)備設(shè)施和房屋維修改造，物業(yè)、膳食、綠化等社會(huì)化服務(wù)供給管理，以及其它涉及醫(yī)院運(yùn)行、職工和患者工作生活的方方面面。

職責(zé)之多也意味著工作之雜，類型如此之多的各項(xiàng)工作必然會(huì)產(chǎn)生大量多種檔案資料。這些檔案資料如果不進(jìn)行規(guī)范管理，將會(huì)對(duì)科室相關(guān)工作各環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行帶來不必要的麻煩。隨著檔案與數(shù)據(jù)管理組（簡(jiǎn)稱檔數(shù)組）的成立，總務(wù)處檔案管理工作的規(guī)范化程度開始快速提升。

總務(wù)處檔數(shù)組自今年7月29日正式運(yùn)行以來，距今已三月有余。面對(duì)科室檔案資料查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力、信息獲取困難等難題，檔數(shù)組自成立后，就迅速著手解決過去和當(dāng)前存在的問題，迅速打開工作局面。目前，檔數(shù)組已在科室檔案管理的規(guī)范化和信息化等方面取得可喜成績(jī)，并大大促進(jìn)了科室檔案查找和檢索的快速化和精準(zhǔn)化。

開辟檔案柜，并進(jìn)行柜體命名、標(biāo)簽張貼。檔數(shù)組以總務(wù)處南院區(qū)辦公室為依托，開辟了S208A柜和S248B柜兩個(gè)檔案柜。根據(jù)柜體內(nèi)部特征，檔數(shù)組還對(duì)柜體內(nèi)部進(jìn)一步分區(qū)并命名，如S208-A1-L/M/R（表示南院區(qū)行政樓208辦公室A檔案柜1層左側(cè)/中部/右側(cè)）。

全面整理檔案資料，并建立“電子檔案柜”?？倓?wù)處科室層面檔案現(xiàn)集中存放于南院區(qū)辦公室，檔數(shù)組對(duì)各類檔案資料進(jìn)行了全面整理，并在設(shè)計(jì)建立的“電子檔案柜”中錄入每一檔案資料準(zhǔn)確的擬存放位置（精確到檔案柜某一層某區(qū)域），然后存放入實(shí)體檔案柜相應(yīng)區(qū)域。通過查看“電子檔案柜”，即可遠(yuǎn)程掌握各實(shí)體檔案柜的檔案存放情況。

建立總務(wù)處檔案交接登記簿及其電子表格，對(duì)檔案進(jìn)行閉環(huán)管理。通過科主任指導(dǎo)、工作人員配合以及自主創(chuàng)新、反復(fù)試驗(yàn)，檔數(shù)組最終建立了《總務(wù)處檔案交接登記簿》（第一版）并投入使用。登記簿記錄了檔案資料名稱、數(shù)量、遞交日期、遞交人、接收人、中心檔案室接收日期以及其它去向和必要信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料從接收到移交其它職能部門全流程的閉環(huán)管理。檔數(shù)組還設(shè)計(jì)了登記簿配套電子表格和附件。配套表格在錄入登記簿所記錄信息的基礎(chǔ)上，增加了每一檔案資料的存放位置信息欄，借助Excel表格篩選、查找等功能，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的精準(zhǔn)查找和快速調(diào)取。登記簿附件則是對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目資料等名目繁多的檔案資料進(jìn)行必要補(bǔ)充，附件編號(hào)與該項(xiàng)資料在登記簿上的編號(hào)唯一對(duì)應(yīng)。

此外，總務(wù)處檔數(shù)組還向醫(yī)院中心檔案室申請(qǐng)開辟了線上檔案管理系統(tǒng)總務(wù)處板塊，以便根據(jù)需要便捷調(diào)取和查閱科室質(zhì)控會(huì)、科務(wù)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議紀(jì)要等重要檔案。

下一步，檔數(shù)組將根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)開辟新的檔案柜以滿足實(shí)際需求。同時(shí)，檔數(shù)組將以問題為導(dǎo)向，不斷規(guī)范檔案交接各環(huán)節(jié)，持續(xù)優(yōu)化“電子檔案柜”、檔案交接登記簿及其配套表格的設(shè)計(jì)，進(jìn)一步做好科室檔案管理工作。（總務(wù)處 張?jiān)?/span>）